Fazer Vlookups (Procvs) através do Power Query no Excel

Capa artigo Vlookups (Procvs) através do Power Query

Não há dúvida que o Vlookup (Procv) é uma das funções mais populares do Excel e uma das que considero essenciais. Esta função permite pesquisar um valor verticalmente e devolve outro valor correspondente, na mesma linha, mas numa coluna à direita. Pode ver um exemplo prático desta função aqui. Mas e se lhe disser que conseguimos fazer vários vlookups (procvs) através do Power Query de uma só vez?

É verdade, conseguimos fazê-lo através da opção Merge Queries (Intercalar Consultas).

Neste artigo vou ensinar-lhe porque deve utilizar o Power Query em vez do Vlookup (Procv) e o passo-a-passo para criar Vlookups (Procvs) através do Power Query.

Curioso? Leia o artigo até ao fim!

Porque utilizar o Power Query em vez do Vlookup (Procv)

Vamos considerar o seguinte exemplo: temos uma tabela “principal” chamada “BD Total” com a data, loja, comercial, produto e quantidade:

Tabela principal - BD Total

E temos uma tabela auxiliar com a lista de todos os produtos e com o respetivo SKU e PVP:

Tabela auxiliar com produtos

O objetivo será incluir na BD Total as colunas SKU e PVP. Ou, seja, existe a necessidade de fazer dois Vlookups (Procvs) para trazer os dados dessas colunas para a base de dados principal.

Para a coluna do PVP seria possível utilizar diretamente a função Vlookup (Procv). Contudo, para a coluna SKU não existe essa possibilidade, uma vez que na tabela auxiliar a coluna SKU está à esquerda do nome do produto, e esta função não permite efetuar a procura da direita para a esquerda.

Uma alternativa seria utilizar uma combinação das funções Index (Índice) e Match (Corresp) ou a função Xlookup (Procv).

Mas e se quiséssemos enviar 10 colunas para a base de dados principal? Teríamos de adicionar 10 colunas e escrever 10 fórmulas para o conseguir fazer.

Com o Power Query, conseguimos enviar todas as colunas que quisermos de uma só vez. E por isso, este é o método que eu uso, pois é bastante mais rápido.

Passo-a-passo para fazer Vlookups (Procvs) através do Power Query

Para fazer Vlookups (Procvs) através do Power Query, tem de seguir os seguintes passos:

1. Enviar as tabelas BD Total e a Lista de Produtos para dentro do Power Query, através do separador Data (Data), grupo Get & Transform Data (Obter e Transformar), comando From Sheet (A partir da Folha):

Como enviar as tabelas BD Total e a Lista de Produtos para dentro do Power Query

2. Dentro do Power Query, na BD Total, ir ao separador Home (Base) e escolher Merge Queries (Intercalar consultas):

Intercalar consultas no Power Query

3. Escolher qual a query ou consulta que quer juntar, neste exemplo, como o objetivo é unir a BD Total com a Tabela de Produtos, tem de selecionar a opção Tabela de Produtos:

Unir bases de dados para fazer Vlookups (Procvs) através do Power Query

4. Selecionar qual(ais) a(s) coluna(s) que faz(em) a ligação entre as duas consultas. Neste caso, como o elo de ligação entre as duas tabelas é a coluna Produto, terá de selecionar essa coluna em ambas as tabelas:

Selecionar colunas comuns no Power Query

Nota: Se houver mais do que uma coluna em comum entre as duas tabelas a unir, pode selecionar os respetivos pares com a tecla Ctrl, o primeiro par aparece indicado com o número “1” e o segundo com o número “2”.

 

5. Escolher o tipo de Join Kind (Tipo de Associação) que pretende. Tem várias opções, sendo as principais:

  • Left Outer (Externa à Esquerda) – todas as linhas da primeira tabela e as linhas correspondentes da segunda tabela;
  • Right Outer (Externa à Direita) – todas as linhas da segunda tabela e apenas as linhas correspondentes da primeira tabela;
  • Full outer (Externa Completa) – todas as linhas das duas tabelas;
  • Inner (Interna) – apenas linhas em que há correspondência entre as tabelas.

A opção mais comum é a primeira, e que é a opção definida por defeito – Left Outer (Externa à  Esquerda).

Após selecionar uma das opções, aparece o número de correspondências existentes:

Número de correspondências de tabelas utilizadas para fazer Vlookups (Procvs) através do Power Query

Clicar em Ok.

6. De volta à pré-visualização dos dados, aparecerá uma nova coluna a dizer Tabela de produtos. É necessário clicar nas duas setinhas e escolher quais as colunas da segunda tabela que pretende trazer para a tabela principal. Neste exemplo, as colunas SKU e PVP:

Novas colunas na tabela principal do Power Query
Novas colunas na tabela principal do Power Query - filtrar

Costumo tirar o visto na opção Use original column name as prefix (Utilizar o nome de coluna original como prefixo).

E já está! Já trouxemos as colunas SKU e PVP para a BD Total:

Tabela principal atualizada com Vlookups (Procvs) através do Power Query

7. Agora é só carregar em Close&Load (Fechar e carregar) para carregar a tabela para o Excel:

Carregar a nova tabela do Power Query para o Excel

E o resultado é o seguinte:

Base de dados final atualizada

A grande vantagem de fazer os Vlookups (Procvs) através do Power Query é que, em vez de ter de adicionar várias colunas, com as diferentes fórmulas, consegue importar automaticamente todas as colunas de uma outra tabela.

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MARIA BRAGA

MARIA BRAGA

Licenciada em Gestão e Mestre em Finanças, premiada pela Microsoft com o Prémio MVP (Microsoft Valuable Professional), começou a trabalhar na área da banca, passou pelo mundo das startups até criar o seu próprio negócio. Apaixonada por Excel, pretende ajudar profissionais a tomarem decisões lucrativas, através de Dashboards, e a economizar tempo e aumentar a produtividade com o Excel, através de formações e cursos online.

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