Escolha a ligação do Power Query segundo a origem: Pasta para juntar ficheiros semelhantes, Texto/CSV para ficheiros delimitados, Livro do Excel para outro livro e Tabela/Intervalo para dados do livro atual. A disponibilidade dos conectores depende da versão e plataforma.
O Power Query transforma totalmente a forma como trabalha com o Excel e a sua vida torna-se muito mais simples ao usar esta ferramenta. São inúmeras as conexões do Power Query e pode estabelecer ligações a variadíssimas fontes de dados.
Além disso, esta ferramenta que pode ser tão simples e intuitiva, tem diversas vantagens que pode conhecer no artigo anterior do Blog.
Entre as várias opções de fontes de dados do Power Query tem como por exemplo: Ficheiros Excel, Pastas, PDFs (apenas em algumas versões), Ficheiros txt/csv, Access, Power BI, Azure, SQL Server, Sales Force, Sharepoint, Web, Dynamics 365,…
As opções estão constantemente a ser atualizadas pela Microsoft, embora nem todas as opções estejam disponíveis em todas as versões do Excel.
Neste artigo, vou falar-lhe quais as conexões do Power Query que mais uso e que considero essenciais:
- Pasta;
- Ficheiros de Texto (Csv e Txt);
- PDF;
- Ficheiros de Excel;
- Tabela/Intervalos.
As minhas conexões do Power Query favoritas
Pastas
A conexão a uma pasta é dos tipos de conexões mais poderosos!
O Power Query permite aceder a uma pasta, transformar os dados e permite combinar ficheiros compatíveis numa só tabela!
E o melhor é que pode utilizar este tipo de conexão tanto para pastas com ficheiros txt, PDF, Excel, etc…
Isto é especialmente útil quando por exemplo tem um relatório mensal para atualizar e todos os meses exporta um ficheiro do sistema, faz transformações manuais e depois copy-paste para os juntar todos numa só tabela. Usando esta conexão, apenas terá de adicionar o novo ficheiro à pasta e carregar no botão atualizar!
Para importar dados de uma pasta para o Power Query, tem de ir ao separador Data (Dados) > Get Data (Obter Dados) > From File (Do Ficheiro) > From Folder (De uma Pasta):
Depois irá fazer todas as transformações pretendidas no ficheiro de exemplo e o Power Query irá replicar todas essas alterações em todos os ficheiros da pasta e agregar todos os ficheiros numa só tabela!
Quando adicionar novos ficheiros à pasta, é só carregar em atualizar e os dados são automaticamente adicionados, é incrível!
Outros exemplos práticos de utilização é quando precisa de juntar ficheiros de diferentes regiões, categorias, lojas, departamentos, comerciais…
Recomendo a explorar, pois é realmente incrível!
Ficheiros de Texto
Sempre que recebe um ficheiro de texto, abre-o, copia para o Excel e transforma o texto em colunas?
Com o Power Query é possível aceder a ficheiros de texto, escolher o delimitador apenas uma vez, depois é só adicionar os novos dados ao ficheiro e voilá… tudo é atualizado!
Para importar dados de um ficheiro de texto para o Power Query, tem de ir ao separador Data (Dados) > Get Data (Obter Dados) > From File (Do Ficheiro) > From Text/CSV (De Texto/CSV):
Já lhe aconteceu receber um PDF e passar os valores à MÃO para uma folha de Excel?!
Com o Power Query isso deixa de acontecer. É possível conectar com ficheiros PDF e com algumas transformações, consegue obter o resultado que pretende sem transcrever manualmente os dados, quando o ficheiro contém tabelas reconhecíveis!
Confirme se a opção PDF está disponível na sua instalação do Excel; a disponibilidade depende da versão e plataforma.
Para importar dados a partir de um PDF para o Power Query, tem de ir ao separador Data (Dados) > Get Data (Obter Dados) > From File (Do Ficheiro) > From PDF (De PDF):
Se o objetivo for juntar vários PDFs numa só tabela dentro do Power Query, tem de selecionar a opção da Pasta, como explicado anteriormente neste artigo.
Ficheiros de Excel
Precisa de trazer dados de outro ficheiro de Excel para as suas análises e está sempre a copiar os dados mais recentes manualmente?!
Com o Power Query pode ligar-se a vários ficheiros de Excel diferentes e trazê-los para o seu ficheiro. Depois de atualizar a consulta, obtém os dados da origem sem ter de copiar e colar manualmente.
Para iniciar a importação, vá ao separador Data (Dados) > Get Data (Obter Dados) > From File (Do Ficheiro) > From Excel Workbook (A partir do Livro):
Tabelas/Intervalos
Tem tabelas no seu ficheiro onde precisa de acrescentar várias fórmulas para fazer algumas transformações necessárias?!
Pode enviá-las para dentro do Power Query e fazer essas transformações de forma mais simples. Pode também usar tabelas provenientes do próprio ficheiro para cruzar com outras queries.
Se tiver intervalos nomeados (usando o Name Manager – Gestor de Nomes) também os pode enviar para dentro do Power Query, não tenho de formatar como tabela!
Para iniciar a importação, vá ao separador Data (Dados) > Get Data (Obter Dados) > From Other Sources (De Outras Origens) > From Table/Range (De Tabela/Intervalo):
Já conhecia estas conexões do Power Query? Qual a sua favorita?
O que verificar antes de combinar uma pasta
Use ficheiros com estrutura compatível: nomes de colunas, folhas e tipos de dados devem seguir o mesmo padrão. Filtre a lista da pasta para excluir ficheiros temporários ou ficheiros que não pertencem ao relatório, antes de combinar.
As transformações do ficheiro de exemplo não resolvem automaticamente diferenças de estrutura entre ficheiros. Depois de acrescentar dados, atualize a consulta e valide o número de linhas e os totais.
Importar um PDF não é o mesmo que reconhecer texto numa imagem
Se o PDF é uma digitalização, o conector pode não encontrar tabelas utilizáveis. Verifique a pré-visualização; poderá precisar de reconhecimento de texto ou de pedir a origem em Excel/CSV.
Consulte a documentação Microsoft do conector PDF.
Consulte também a documentação Microsoft do conector Pasta.
