10 funções essenciais do Excel que precisa de conhecer

Neste artigo, compilei algumas funções essenciais do Excel para começar a tirar partido das potencialidades do Excel. Pode encontrar mais exemplos destas funções do Excel na minha Masterclass de Fórmulas e Funções.

O Excel tem aproximadamente 450 funções. É impossível conhecermos todas a fundo, mas se conhecermos as funções certas é um grande passo para conseguirmos tornar os nossos ficheiros mais eficientes.

Eu pessoalmente uso regularmente pouco mais de 50 funções, e no total uso/já usei cerca de 100, e hoje vou explicar-lhe 10 das funções essenciais do Excel.

Assim, as funções do Excel que considero imprescindíveis dominar são:

1. Average (Média);
2. Count (Contar);
3. Counta (Contar.Val);
4. Countblank (Contar.Vazio);
5. Max (Máximo);
6. Min (Mínimo);
7. Sum (Soma);
8. Today (Hoje);
9. If (Se);
10. Vlookup (Procv).

 

Funções essenciais do Excel

AVERAGE (Média)

A função Average (Média) devolve a média dos valores selecionados.

Categoria

Statistical Functions (Funções Estatísticas)

Síntaxe

= AVERAGE(number1, [number2], …)

=MÉDIA((número1,[número2],…)

Argumentos

• number1 (número1) – (obrigatório): primeiro número, referência de célula ou intervalo que se pretende obter a média;
• number2 (número2) – (opcional): números adicionais, referências de célula ou intervalos dos quais se pretende obter a média. Pode-se especificar até 255 números.

Exemplo

Qual é a duração média das viagens?

Para descobrir a duração média das viagens, é necessário usar a função Average (Média) e selecionar o intervalo que contém os dados.

A fórmula usada foi a seguinte:

=AVERAGE(coluna “DURAÇÃO VIAGEM”)

 

COUNT/COUNTA/COUNTBLANK (Contar/Contar.Val/Contar.Vazio)

As funções Count/Counta/Countblank (Contar/Contar.Val/Contar.Vazio) contam as células selecionadas de acordo com determinado critério:

• • Count (Contar) – conta o número de células que contêm números;
  • Counta (Contar.Val) – conta o número de células que não estão vazias;
  • Countblank (Contar.Vazio) – conta o número de células que estão vazias.

Categoria

Statistical Functions (Funções Estatísticas)

Síntaxe

=COUNT(value1, [value2], …)

=CONTAR(valor1,[valor2],…)

=COUNTA(value1, [value2], …)

=CONTAR.VAL(valor1,[valor2],…)

=COUNTBLANK(range)

=CONTAR.VAZIO(intervalo)

Argumentos

• value1 (valor1) – (obrigatório): primeiro item, referência de célula ou intervalo dentro do qual se pretende contar;
• value2 (valor2), … – (opcional): até 255 itens adicionais, referências ou intervalos de células que se pretende contar;
• range (intervalo) – (obrigatório): intervalo de células que se pretende contar.

Exemplo

Quantos produtos tiveram vendas?

Quantos produtos vende a empresa?

Quantos produtos não tiveram vendas?

Para responder a estas questões tem de se usar respetivamente as funções Count (Contar), Counta (Contar.val) e Countblank (Contar.Vazio), e selecionar os intervalos que contêm os dados que se quer contar.

As fórmulas usadas foram as seguintes:

=COUNT(Coluna “QTD”)

Esta fórmula conta quantas células há na coluna QTD com números (intervalo C4:C9).

=COUNTA(Coluna “PRODUTO”)

Esta fórmula conta quantas células há na coluna do Produto que não estão vazias (intervalo B4:B9).

=COUNTBLANK(Coluna “QTD”)

Esta fórmula conta quantas células há na coluna QTD que estão vazias (intervalo C4:C9).

 

MAX/MIN (Máximo/Mínimo)

As funções Max/Min (Máximo/Mínimo) devolvem o maior/menor valor de um conjunto de valores.

Categoria

Statistical Functions (Funções Estatísticas)

Síntaxe

=MAX(number1, [number2], …)

=MÁXIMO(número1,[número2],…)

=MIN(number1, [number2], …)

=MÍNIMO(número1,[número2],…)

Argumentos

• number1 (número1) – (obrigatório): primeiro número do intervalo que se pretende descobrir o valor máximo/mínimo;
• number2 (número2) – (opcional): números adicionais do intervalo que se pretende descobrir o valor máximo/mínimo. Pode-se seleccionar até 255 números.

Exemplo

Qual o maior valor gasto em transportes?

Para descobrir qual o maior valor num intervalo, a função escolhida é a função Max (Máximo). Para tal seleciona-se o intervalo pretendido, que no exemplo em questão é o C3:C8.

A fórmula usada foi a seguinte:

=MAX(Coluna “TRANSPORTES”)

A função MIN (Mínimo) funciona exatamente da mesma maneira. Se quisesse saber qual o menor valor gasto em transportes, teria de usar a fórmula =MIN(C3:C8).

 

SUM (Soma)

A função Sum (Soma) soma todos os valores selecionados.

Categoria

Math & Trig Functions (Funções Matemáticas e Trigonométricas)

Síntaxe

=SUM(number1,[number2],…)

=SOMA(número1,[número2],…)

Argumentos

• number1 (número1) – (obrigatório): primeiro número que se pretende somar. Pode ser um número (5), uma referência a uma célula (A15) ou um intervalo de células (M4:M5);
• number2 (número2) – (opcional): segundo número que se quer somar. Pode-se especificar até 255 números.

Exemplo

Quanto é que a Maria gastou no total da sua viagem?

Para saber quanto é que a Maria gastou na sua viagem, deve-se usar a função SUM (Soma) e escolher o intervalo que contém os dados para somar, que neste caso é C3:G3.

A fórmula usada foi a seguinte:

=SUM(Colunas “ALOJAMENTO” a “LEMBRANÇAS”)

 

TODAY (Hoje)

A função Today (Hoje) devolve a data atual. Esta função é útil para o cálculo de intervalos, como por exemplo, para calcular a idade de uma pessoa ou estado de vencimento de faturas.

Categoria

Date & Time Functions (Funções de Data e Hora)

Síntaxe

=TODAY()

=HOJE()

Argumentos

• Esta função não tem argumentos.

Exemplo

Coloque a data atual para saber automaticamente o estado da fatura relativamente à data de vencimento.

Para saber qual a data atual e depois analisar o estado da fatura, é necessário usar a função Today (Hoje) combinada com a função If (Se), que vou apresentar de seguida.

A fórmula usada foi a seguinte:

=TODAY()

 

IF (Se)

A função If (Se) é uma das funções mais usadas no Excel e permite verificar se determinada condição é verdadeira ou falsa, devolvendo um valor pré-definido para cada uma das situações, seguindo a lógica: SE um valor é verdadeiro, o resultado é A, SE é falso, o resultado é B.

Esta função pode ser combinada com outras funções, como por exemplo com as funções And (E), Or (Ou), Sum (Soma), Average (Média), entre outras.

É possível criar funções If (Se) com várias condições, chamado nested Ifs.

Caso não se preencha o argumento value_if_false (valor_se_falso) e o resultado do teste lógico for falso, a função retorna FALSE (FALSO).

Categoria

Logical Functions (Funções Lógicas)

Síntaxe

=IF(logical_test, [value_if_true], [value_if_false])

=SE(teste_lógico, [valor_se_verdadeiro], [valor_se_falso])

Argumentos

• logical_test (teste_lógico) – (obrigatório): condição que se pretende testar;
• value_if_true (valor_se_verdadeiro) – (opcional): valor que se pretende que seja devolvido caso o resultado do teste lógico seja true (verdadeiro);
• value_if_false (valor_se_falso) – (opcional): valor que se pretende que seja devolvido caso o resultado do teste lógico seja false (falso).

Exemplo 1

Verifique a situação (aprovado ou reprovado) dos alunos, tendo em consideração que a média para aprovação é de 10 valores.

Para verificar se os alunos foram Aprovados ou Reprovados, é necessário usar a função If (Se).

A fórmula usada foi a seguinte:

=IF(Média>=10, “Aprovado”, “Reprovado”)

Esta fórmula diz-nos que se o valor da média for superior ou igual a 10, o resultado é Aprovado, caso contrário retorna Reprovado.

Exemplo 2 – IF com outras funções

Que colaboradores vão receber o bónus anual pelo seu desempenho?

Pretende-se descobrir que colaboradores vão receber o bónus anual pelo seu desempenho. Para receberem o bónus têm de cumprir duas condições:

     1) Terem faturado acima de 10,000€;

     2) Serem efetivos na empresa (contrato sem termo).

Se o colaborador tiver direito ao bónus pretende-se que apareça SIM, caso contrário, apareça NÃO.

Para ter como resposta SIM ou NÃO, tem de se usar a função If (Se) juntamente com a função And (E).

A fórmula usada foi a seguinte:

=IF(AND(Faturação > 10,000€,Tipo de Contrato=”Sem termo”),”SIM”,”NÃO”)

Esta fórmula diz-nos que se a faturação for superior a 10,000€ E o tipo de contrato for Sem Termo, devolve SIM, se alguma das condições não for verdadeira, devolve NÃO.

Verifica-se que na coluna bónus, aparece SIM no colaborador Diogo, que tem direito ao bónus, e NÃO nos restantes.

O Diogo teve direito ao bónus — duas condições cumpridas — resultado SIM.

Os restantes colaboradores — pelo menos uma não cumprida — resultado NÃO.

Exemplo 3 – Várias condições

Calcule o valor da comissão de cada comercial, conforme o valor faturado.

Os intervalos para 0 cálculo das comissões são os seguintes:

Para calcular o valor da comissão vai ser usado a função IF (Se) com várias condições:

A fórmula usada foi a seguinte:

=IF(Faturação<1000, Faturação*5%,

IF(Faturação <1500, Faturação *10%,

IF(Faturação <2000, Faturação *12%,

IF(Faturação >=2000, Faturação *15%))))

Esta fórmula diz-nos que se a faturação for inferior a 1000€, a comissão é de 5%, se for menor que 1500€, a comissão sobe para 10%, se for menor que 2000€, a comissão é de 12%, e se for maior ou igual a 2000€, a comissão é de 15%.

 

VLOOKUP (Procv)

A função Vlookup (Procv) é uma das funções essenciais do Excel. Esta permite pesquisar um valor verticalmente e devolve outro valor correspondente, na mesma linha, mas numa coluna diferente.

Nesta função, o valor a pesquisar tem de estar na primeira coluna da tabela e é devolvido o primeiro valor encontrado. Caso não seja encontrado nenhum resultado, é devolvido #N/A (#N/D).

Esta é uma das funções mais usadas no Excel, e é comum usar a função Match (Corresp) para colocar o número da coluna dinâmico.

Categoria

Lookup & Reference Functions (Funções de Pesquisa e Referência)

Síntaxe

=VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index,num,[range_lookup])

=PROCV(valor_proc,matriz_tabela,núm_índice_coluna,[intervalo_pesquisa])

Argumentos

• lookup_value (valor_proc) – (obrigatório): valor que se pretende pesquisar;
• table_array (matriz_tabela) – (obrigatório): intervalo de células onde se vai pesquisar o valor;
• col_index (núm_índice_coluna) – (obrigatório): número da coluna que tem o resultado que pretendemos;
• range_lookup (intervalo_pesquisa) – (opcional): onde se define se se quer uma correspondência aproximada -1 ou TRUE (Verdadeiro) ou exata – 0 ou FALSE (Falso).

Exemplo

Qual a quantidade vendida do produto “Melão”?

Para descobrir qual a quantidade vendida do produto “Melão”, é necessário procurar na tabela esse produto, e que seja devolvido a quantidade respetiva. Para tal, usa-se a função Vlookup (Procv) que vai pesquisar na primeira coluna da tabela o produto, e devolver o valor correspondente na coluna 2.

A fórmula usada foi a seguinte:

=VLOOKUP(célula com o valor a pesquisar – F2, intervalo que contém os dados – B3:C8, nº da coluna que contém o valor que queremos – 2, correspondência exata – 0)

 

Conclusão

As funções do Excel servem para facilitar o trabalho, ajudando a automatizar processos manuais e a tornar as tarefas mais eficientes.

Desta forma, é importante conhecer várias funções do Excel para o ajudar a tornar-se mais produtivo.

Se ainda está a dar os primeiros passos nesta ferramenta incrível que é o Excel, comece por dominar bem as estas funções essenciais do Excel que partilhei consigo, e aos poucos pode ir evoluindo para funções mais complexas.

Já conhecia todas estas funções? Deixe o seu comentário!

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