10 funções essenciais do Excel que precisa de conhecer

Estas dez funções essenciais permitem somar, contar, calcular médias, encontrar extremos, trabalhar com a data atual, aplicar condições e procurar dados. A tabela seguinte dá exemplos copiáveis em português de Portugal, com resultados esperados para um pequeno conjunto de dados.

Experimente com dados simples

Introduza 10 em B2, 20 em B3, deixe B4 realmente vazia e introduza 0 em B5. Para PROCV, coloque P01 e P02 em D2:D3 e 10 e 20 em E2:E3.

O zero entra no cálculo da média: (10 + 20 + 0) / 3 = 10. Uma célula verdadeiramente vazia é diferente de uma fórmula que devolve texto vazio; CONTAR.VAL pode contar esse texto. Em PROCV, FALSO pede uma correspondência exata e o código procurado deve estar na primeira coluna do intervalo. Os nomes das funções e o separador de argumentos dependem do idioma e da configuração do Excel.

Como escolher a função

Use CONTAR para números e CONTAR.VAL para células preenchidas. Use SOMA para totalizar e SE para escolher um resultado com base numa condição. Para somar apenas linhas que cumprem várias condições, avance para SOMA.SE.S e intervalos de datas. Abaixo encontra as explicações e imagens de cada função.

O Excel tem aproximadamente 450 funções. É impossível conhecermos todas a fundo, mas se conhecermos as funções certas é um grande passo para conseguirmos tornar os nossos ficheiros mais eficientes.

Eu pessoalmente uso regularmente pouco mais de 50 funções, e no total uso/já usei cerca de 100, e hoje vou explicar-lhe 10 das funções essenciais do Excel.

Assim, as funções do Excel que considero imprescindíveis dominar são:

1. Average (Média);
2. Count (Contar);
3. Counta (Contar.Val);
4. Countblank (Contar.Vazio);
5. Max (Máximo);
6. Min (Mínimo);
7. Sum (Soma);
8. Today (Hoje);
9. If (Se);
10. Vlookup (Procv).

Funções essenciais do Excel

AVERAGE (Média)

A função Average (Média) devolve a média dos valores selecionados.

Categoria

Statistical Functions (Funções Estatísticas)

Síntaxe

= AVERAGE(number1, [number2], …)

=MÉDIA(número1;[número2];…)

Argumentos

• number1 (número1) – (obrigatório): primeiro número, referência de célula ou intervalo que se pretende obter a média;
• number2 (número2) – (opcional): números adicionais, referências de célula ou intervalos dos quais se pretende obter a média. Pode-se especificar até 255 números.

Exemplo

Qual é a duração média das viagens?

Para descobrir a duração média das viagens, é necessário usar a função Average (Média) e selecionar o intervalo que contém os dados.

A fórmula usada foi a seguinte:

=AVERAGE(coluna “DURAÇÃO VIAGEM”)

COUNT/COUNTA/COUNTBLANK (Contar/Contar.Val/Contar.Vazio)

As funções Count/Counta/Countblank (Contar/Contar.Val/Contar.Vazio) contam as células selecionadas de acordo com determinado critério:

• • Count (Contar) – conta o número de células que contêm números;
  • Counta (Contar.Val) – conta o número de células que não estão vazias;
  • Countblank (Contar.Vazio) – conta o número de células que estão vazias.

Categoria

Statistical Functions (Funções Estatísticas)

Síntaxe

=COUNT(value1, [value2], …)

=CONTAR(valor1,[valor2],…)

=COUNTA(value1, [value2], …)

=CONTAR.VAL(valor1,[valor2],…)

=COUNTBLANK(range)

=CONTAR.VAZIO(intervalo)

Argumentos

• value1 (valor1) – (obrigatório): primeiro item, referência de célula ou intervalo dentro do qual se pretende contar;
• value2 (valor2), … – (opcional): até 255 itens adicionais, referências ou intervalos de células que se pretende contar;
• range (intervalo) – (obrigatório): intervalo de células que se pretende contar.

Exemplo

Quantos produtos tiveram vendas?

Quantos produtos vende a empresa?

Quantos produtos não tiveram vendas?

Para responder a estas questões tem de se usar respetivamente as funções Count (Contar), Counta (Contar.val) e Countblank (Contar.Vazio), e selecionar os intervalos que contêm os dados que se quer contar.

As fórmulas usadas foram as seguintes:

=COUNT(Coluna “QTD”)

Esta fórmula conta quantas células há na coluna QTD com números (intervalo C4:C9).

=COUNTA(Coluna “PRODUTO”)

Esta fórmula conta quantas células há na coluna do Produto que não estão vazias (intervalo B4:B9).

=COUNTBLANK(Coluna “QTD”)

Esta fórmula conta quantas células há na coluna QTD que estão vazias (intervalo C4:C9).

MAX/MIN (Máximo/Mínimo)

As funções Max/Min (Máximo/Mínimo) devolvem o maior/menor valor de um conjunto de valores.

Categoria

Statistical Functions (Funções Estatísticas)

Síntaxe

=MAX(number1, [number2], …)

=MÁXIMO(número1,[número2],…)

=MIN(number1, [number2], …)

=MÍNIMO(número1,[número2],…)

Argumentos

• number1 (número1) – (obrigatório): primeiro número do intervalo que se pretende descobrir o valor máximo/mínimo;
• number2 (número2) – (opcional): números adicionais do intervalo que se pretende descobrir o valor máximo/mínimo. Pode-se seleccionar até 255 números.

Exemplo

Qual o maior valor gasto em transportes?

Para descobrir qual o maior valor num intervalo, a função escolhida é a função Max (Máximo). Para tal seleciona-se o intervalo pretendido, que no exemplo em questão é o C3:C8.

A fórmula usada foi a seguinte:

=MAX(Coluna “TRANSPORTES”)

A função MIN (Mínimo) funciona exatamente da mesma maneira. Se quisesse saber qual o menor valor gasto em transportes, teria de usar a fórmula =MIN(C3:C8).

SUM (Soma)

A função Sum (Soma) soma todos os valores selecionados.

Categoria

Math & Trig Functions (Funções Matemáticas e Trigonométricas)

Síntaxe

=SUM(number1,[number2],…)

=SOMA(número1,[número2],…)

Argumentos

• number1 (número1) – (obrigatório): primeiro número que se pretende somar. Pode ser um número (5), uma referência a uma célula (A15) ou um intervalo de células (M4:M5);
• number2 (número2) – (opcional): segundo número que se quer somar. Pode-se especificar até 255 números.

Exemplo

Quanto é que a Maria gastou no total da sua viagem?

Para saber quanto é que a Maria gastou na sua viagem, deve-se usar a função SUM (Soma) e escolher o intervalo que contém os dados para somar, que neste caso é C3:G3.

A fórmula usada foi a seguinte:

=SUM(Colunas “ALOJAMENTO” a “LEMBRANÇAS”)

TODAY (Hoje)

A função Today (Hoje) devolve a data atual. Esta função é útil para o cálculo de intervalos, como por exemplo, para calcular a idade de uma pessoa ou estado de vencimento de faturas.

Categoria

Date & Time Functions (Funções de Data e Hora)

Síntaxe

=TODAY()

=HOJE()

Argumentos

• Esta função não tem argumentos.

Exemplo

Coloque a data atual para saber automaticamente o estado da fatura relativamente à data de vencimento.

Para saber qual a data atual e depois analisar o estado da fatura, é necessário usar a função Today (Hoje) combinada com a função If (Se), que vou apresentar de seguida.

A fórmula usada foi a seguinte:

=TODAY()

IF (Se)

A função If (Se) é uma das funções mais usadas no Excel e permite verificar se determinada condição é verdadeira ou falsa, devolvendo um valor pré-definido para cada uma das situações, seguindo a lógica: SE um valor é verdadeiro, o resultado é A, SE é falso, o resultado é B.

Esta função pode ser combinada com outras funções, como por exemplo com as funções And (E), Or (Ou), Sum (Soma), Average (Média), entre outras.

É possível criar funções If (Se) com várias condições, chamado nested Ifs.

Caso não se preencha o argumento value_if_false (valor_se_falso) e o resultado do teste lógico for falso, a função retorna FALSE (FALSO).

Categoria

Logical Functions (Funções Lógicas)

Síntaxe

=IF(logical_test, [value_if_true], [value_if_false])

=SE(teste_lógico, [valor_se_verdadeiro], [valor_se_falso])

Argumentos

• logical_test (teste_lógico) – (obrigatório): condição que se pretende testar;
• value_if_true (valor_se_verdadeiro) – (opcional): valor que se pretende que seja devolvido caso o resultado do teste lógico seja true (verdadeiro);
• value_if_false (valor_se_falso) – (opcional): valor que se pretende que seja devolvido caso o resultado do teste lógico seja false (falso).

Exemplo 1

Verifique a situação (aprovado ou reprovado) dos alunos, tendo em consideração que a média para aprovação é de 10 valores.

Para verificar se os alunos foram Aprovados ou Reprovados, é necessário usar a função If (Se).

A fórmula usada foi a seguinte:

=IF(Média>=10, “Aprovado”, “Reprovado”)

Esta fórmula diz-nos que se o valor da média for superior ou igual a 10, o resultado é Aprovado, caso contrário retorna Reprovado.

Exemplo 2 – IF com outras funções

Que colaboradores vão receber o bónus anual pelo seu desempenho?

Pretende-se descobrir que colaboradores vão receber o bónus anual pelo seu desempenho. Para receberem o bónus têm de cumprir duas condições:

     1) Terem faturado acima de 10,000€;

     2) Serem efetivos na empresa (contrato sem termo).

Se o colaborador tiver direito ao bónus pretende-se que apareça SIM, caso contrário, apareça NÃO.

Para ter como resposta SIM ou NÃO, tem de se usar a função If (Se) juntamente com a função And (E).

A fórmula usada foi a seguinte:

=IF(AND(Faturação > 10,000€,Tipo de Contrato=”Sem termo”),”SIM”,”NÃO”)

Esta fórmula diz-nos que se a faturação for superior a 10,000€ E o tipo de contrato for Sem Termo, devolve SIM, se alguma das condições não for verdadeira, devolve NÃO.

Verifica-se que na coluna bónus, aparece SIM no colaborador Diogo, que tem direito ao bónus, e NÃO nos restantes.

O Diogo teve direito ao bónus — duas condições cumpridas — resultado SIM.

Os restantes colaboradores — pelo menos uma não cumprida — resultado NÃO.

Exemplo 3 – Várias condições

Calcule o valor da comissão de cada comercial, conforme o valor faturado.

Os intervalos para 0 cálculo das comissões são os seguintes:

Para calcular o valor da comissão vai ser usado a função IF (Se) com várias condições:

A fórmula usada foi a seguinte:

=IF(Faturação<1000, Faturação*5%,

IF(Faturação <1500, Faturação *10%,

IF(Faturação <2000, Faturação *12%,

IF(Faturação >=2000, Faturação *15%))))

Esta fórmula diz-nos que se a faturação for inferior a 1000€, a comissão é de 5%, se for menor que 1500€, a comissão sobe para 10%, se for menor que 2000€, a comissão é de 12%, e se for maior ou igual a 2000€, a comissão é de 15%.

VLOOKUP (Procv)

A função Vlookup (Procv) é uma das funções essenciais do Excel. Esta permite pesquisar um valor verticalmente e devolve outro valor correspondente, na mesma linha, mas numa coluna diferente.

Nesta função, o valor a pesquisar tem de estar na primeira coluna da tabela e é devolvido o primeiro valor encontrado. Caso não seja encontrado nenhum resultado, é devolvido #N/A (#N/D).

Esta é uma das funções mais usadas no Excel, e é comum usar a função Match (Corresp) para colocar o número da coluna dinâmico.

Categoria

Lookup & Reference Functions (Funções de Pesquisa e Referência)

Síntaxe

=VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index,num,[range_lookup])

=PROCV(valor_proc,matriz_tabela,núm_índice_coluna,[intervalo_pesquisa])

Argumentos

• lookup_value (valor_proc) – (obrigatório): valor que se pretende pesquisar;
• table_array (matriz_tabela) – (obrigatório): intervalo de células onde se vai pesquisar o valor;
• col_index (núm_índice_coluna) – (obrigatório): número da coluna que tem o resultado que pretendemos;
• range_lookup (intervalo_pesquisa) – (opcional): onde se define se se quer uma correspondência aproximada -1 ou TRUE (Verdadeiro) ou exata – 0 ou FALSE (Falso).

Exemplo

Qual a quantidade vendida do produto “Melão”?

Para descobrir qual a quantidade vendida do produto “Melão”, é necessário procurar na tabela esse produto, e que seja devolvido a quantidade respetiva. Para tal, usa-se a função Vlookup (Procv) que vai pesquisar na primeira coluna da tabela o produto, e devolver o valor correspondente na coluna 2.

A fórmula usada foi a seguinte:

=VLOOKUP(célula com o valor a pesquisar – F2, intervalo que contém os dados – B3:C8, nº da coluna que contém o valor que queremos – 2, correspondência exata – 0)

Conclusão

As funções do Excel servem para facilitar o trabalho, ajudando a automatizar processos manuais e a tornar as tarefas mais eficientes.

Desta forma, é importante conhecer várias funções do Excel para o ajudar a tornar-se mais produtivo.

Se ainda está a dar os primeiros passos nesta ferramenta incrível que é o Excel, comece por dominar bem as estas funções essenciais do Excel que partilhei consigo, e aos poucos pode ir evoluindo para funções mais complexas.

Já conhecia todas estas funções? Deixe o seu comentário!

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