7 Vantagens de Formatar como Tabela no Excel

Secretária com um computador com uma folha de Excel aberta e os dados formatados como tabela, com um vaso e um copo

A funcionalidade Formatar como Tabela permite organizar os dados e manipulá-los de uma forma rápida, simples e eficiente. 

Formatar os dados como Tabela é o primeiro passo para depois criar pivot tables (tabelas dinâmicas) e posteriormente Dashboards em Excel.

Neste artigo vou explicar-lhe como usar este recurso e quais as suas vantagens.

Como Formatar como Tabela

Para formatar os dados como tabela, deve selecionar o intervalo que pretende formatar ou apenas uma célula dentro do intervalo, depois selecione o separador Home (Base) e escolha a opção Format as Table (Formatar como Tabela) e escolha um estilo pré-definido (pode também optar por criar um estilo novo):

Exemplo de formatação de dados como tabela através do separador Home

De seguida aparece uma nova janela onde pode alterar o intervalo de células que contém os dados para a tabela, caso seja necessário, e se a sua tabela tiver cabeçalho deve selecionar a opção My table has headers (A minha tabela tem cabeçalhos) e depois carregue em OK:

Exemplo de criação de tabela no excel

Se selecionar a opção que a sua tabela tem cabeçalhos, o Excel interpreta que a primeira linha do intervalo selecionado são os nomes das colunas da tabela, atribuindo uma formatação diferente. Caso não selecione esta opção, o Excel adiciona nomes a cada coluna: Column1, Column2… (Coluna1, Coluna2…), que pode alterar posteriormente.

Como alternativa pode usar o atalho CTRL+T (Alt+T). Nesta opção não escolhe o estilo da tabela, mas pode alterá-lo posteriormente.

Como saber se os seus dados estão formatados como tabela?

Quando escolhe a opção Formatar como Tabela, aparece automaticamente um novo separador chamado Table Design (Estrutura da Tabela) onde pode fazer várias alterações à tabela, como escolher o estilo, definir se quer uma linha com o total, inserir segmentação de dados, entre várias opções.

Outra possibilidade para ver se os dados estão formatados como tabela é verificar se no canto inferior direito aparece uma espécie de “triângulo”, que é muito útil para redimensionar o tamanho da tabela.

Separador Table Design no Excel

Vantagens de Formatar os Dados como Tabela

1. O intervalo da tabela expande automaticamente (incluindo a formatação) quando adiciona novas linhas ou colunas à tabela.

Ao adicionar novos dados à tabela, o intervalo de células que contém os dados é automaticamente atualizado e o estilo da tabela escolhido é aplicado nos novos dados. Desta forma, não necessita de perder tempo a estar a aplicar formatações.

Veja o seguinte exemplo. Acrescentei um novo produto – meias e uma nova coluna – MARGEM %. Automaticamente o intervalo da tabela expandiu – se reparar o “triângulo” no canto inferior direito da tabela agora está na célula F8, e as formatações escolhidas anteriormente foram aplicadas tanto na nova linha como na nova coluna.

Exemplo de dados formatados como tabela

2. São adicionados automaticamente filtros à linha do cabeçalho.

Os filtros são as setas ao lado do nome da coluna, que permitem filtrar e ordenar dados de diversas formas.

Exemplo de filtros numa tabela no Excel

3. Organiza os dados, mantendo o peso do ficheiro.

Usar esta funcionalidade não aumenta o peso do ficheiro.

4. As colunas do Excel (A, B, C) são transformadas nos nomes das colunas da tabela.

Se selecionar uma célula dentro da tabela e fizer scroll-down (andar para baixo) na folha de Excel, o Excel transforma os nomes das colunas (as letras) nos nomes das colunas da tabela, como pode ver no exemplo a seguir. A coluna A e G não fazem parte da tabela, por isso continuam com os mesmos nomes, e as colunas B à F foram transformadas nos nomes das colunas da tabela.

Exemplo de como o nome das colunas do Excel trocaram para o nome das colunas da tabela

5. As fórmulas são copiadas automaticamente para as colunas.

Sempre que adiciona uma linha nova ou edita uma fórmula existente, esta é replicada para todas as linhas dessa coluna, evitando ter de arrastar fórmulas.

6. As fórmulas dentro da tabela passam a ter referências estruturadas (nomes das colunas).

Quando adiciona uma fórmula dentro da tabela, o Excel interpreta as colunas pelo nome em vez de pela referência da célula.

No exemplo que se segue, em vez de estar escrito na fórmula =E3/C3, estão os nomes das colunas =[@MARGEM]/[@PVP]. Não é necessário escrever os nomes das colunas manualmente, basta selecionar a(s) célula(s) pretendida(s).

Muito mais simples de ler as fórmulas, não acha?

Exemplo de referências estruturadas numa tabela

O mesmo acontece quando se faz um cálculo fora da tabela com referência a dados da tabela. Repare que em vez da fórmula para calcular a média do PVP de todos os produtos ser =average(C3:C8) é =average(Table1[PVP]), onde Table1 é o nome da tabela.

Exemplo da fórmula average com referências estruturadas

Nota:

Para conseguir usar referências estruturadas nas fórmulas, precisa de ter esta opção selecionada. Para tal deve ir ao separador File (Ficheiro), Options (Opções), Formulas (Fórmulas) e na secção Working with formulas (Trabalhar com fórmulas), selecione a opção Use table names in formulas (Utilizar nomes de tabelas em fórmulas).

Opção Use table names in formulas

7. Usar uma tabela como fonte de dados de uma Pivot Table (Tabela Dinâmica) evita ter de atualizar o intervalo sempre que adiciona novos dados.

Se formatar como tabela e usar essa tabela como fonte de dados para uma pivot table (tabela dinâmica) significa que quaisquer linhas ou colunas adicionadas são incluídas automaticamente quando a pivot table (tabela dinâmica) é atualizada, uma vez que a referência é a tabela, e não um intervalo de células, evitando ter de manualmente alterar o intervalo.

Se preferir, pode assistir a estas dicas em vídeo:

Formatar como Tabela é algo que aplico em todos os meus ficheiros, pois ajuda-me a organizar os dados e a manipulá-los de uma forma rápida e eficiente. Esta funcionalidade facilita muito o trabalho, uma vez que permite atualização automática de dados, formatações rápidas e ficheiros mais leves, entre outras vantagens.

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Já costuma aplicar este recurso nos seus ficheiros? Conte-me tudo nos comentários!

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MARIA BRAGA

MARIA BRAGA

Licenciada em Gestão e Mestre em Finanças, premiada pela Microsoft com o Prémio MVP (Microsoft Valuable Professional), começou a trabalhar na área da banca, passou pelo mundo das startups até criar o seu próprio negócio. Apaixonada por Excel, pretende ajudar profissionais a tomarem decisões lucrativas, através de Dashboards, e a economizar tempo e aumentar a produtividade com o Excel, através de formações e cursos online.

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6 comentários em “7 Vantagens de Formatar como Tabela no Excel

  1. Manuela Regueiras Responder

    Boa tarde,
    só uma sugestão – alterar a imagem das Options, para se ver selecionada a opção “Formulas” que é onde está a secção “Working with formulas”. Com a imagem apresentada, andei na opção Advanced à procura da secção “Working with formulas”…
    Muitos parabéns pelo blog.

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