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O passo-a-passo para importar dados de uma pasta com vários ficheiros usando o Power Query

Imagem destaque artigo importar dados de uma pasta

Importar dados de uma pasta com vários ficheiros é uma das opções de importação de dados disponíveis no Power Query. E é das opções mais poderosas de todas! É possível importar pastas que contenham ficheiros de Excel, CSV, txt, PDF, entre outros tipos…

Esta opção mudou totalmente a minha vida e tenho a certeza que vai mudar a sua também!

Vou explicar-lhe tudo de seguida.

 

Importar dados de uma pasta:

Imagine o seguinte cenário: todos os meses, extrai um relatório de um sistema, abre-o, faz algumas transformações manuais, faz copy-paste e cola num ficheiro “master” ou principal. (Aposto que já teve um ficheiro destes, certo?) No próximo mês, repete todo o processo novamente…

Com a importação por pasta, todo esse trabalho repetitivo termina, pois a importação de dados por pasta permite:

  • fazer uma ligação a uma pasta que contenha múltiplos ficheiros,
  • fazer todas as transformações necessárias no ficheiro de exemplo,
  • todas as transformações são replicadas para todos os ficheiros da pasta,
  • e, finalmente, os dados dos vários ficheiros são combinados numa única tabela.

É muito útil em diversas situações, como por exemplo quando tem ficheiros diários, mensais, anuais, por departamento, por região, por categoria, por comercial, etc. e precisa de juntar numa só tabela. Acabaram-se assim o corte e costura e os copy-pastes!

No entanto, precisa de ter em atenção que para funcionar corretamente, é necessário que os ficheiros da pasta tenham a mesma estrutura. Para entender melhor o que quero dizer com isto, vamos a uns exemplos:

  • No ficheiro de exemplo, eliminou as colunas A, B e C, ou seja, foram estas as instruções dadas, que serão replicadas para todos os ficheiros das pastas. Se nalgum dos ficheiros não houver estas colunas, dará erro (e serão necessários uns passos extra para contornar esta questão);
  • Fez uma ligação à Tabela Vendas, se nalgum ficheiro da pasta não houver a tabela Vendas, também vai dar erro.

Desta forma deve ter sempre em atenção a este ponto (à estrutura dos ficheiros).

5 Passos para importar dados de uma pasta com vários ficheiros

Para importar dados a partir de uma Pasta, tem de:

  1. Escolher a opção From File (De Ficheiro) > From Folder (A Partir de uma Pasta):
importar dados de uma pasta no excel

2. Selecionar a pasta;

3. Selecionar o que pretende fazer:

    • Combine & Transform Data (Combinar & Transformação de Dados) – combina todos os ficheiros de uma pasta e abre o editor do Power Query para fazer as transformações necessárias – se na pasta estiverem apenas ficheiros que serão para ser combinados, a minha recomendação é escolher esta opção, facilita imenso o trabalho!
    • Combine & Load (Combinar & Carregar) – combina todos os ficheiros de uma pasta e carrega o resultado para uma tabela no Excel – recomendação para quando precisa de combinar os ficheiros e não fazer nenhuma transformação;
    • Combine & Load To (Combinar & Carregar para) – igual à opção anterior mas pode escolher para onde carregar os dados;
    • Load (Carregar) – carrega a tabela que está a pré-visualizar com a lista de todos os ficheiros da pasta para uma tabela do Excel;
    • Load To (Carregar Para) – igual à opção anterior mas pode escolher para onde carregar os dados;
    • Transform Data (Transformar Dados) – abre o editor do Power Query e permite filtrar a lista de ficheiros antes de os combinar – recomendo usar esta opção quando a pasta contém ficheiros de outros formatos ou ficheiros que não são para ser considerados.
transformar dados power query

4. Caso escolha uma das opções de Combinar:

Terá de selecionar qual o ficheiro de exemplo que pretende. Por defeito, considera o primeiro ficheiro da pasta, mas pode selecionar outro. Deverá também escolher o objeto que pretende (recomendo sempre que houver tabelas, escolhê-las):

combinar ficheiros no power query

Caso escolha a opção Transform Data (Transformar Dados):

Deverá filtrar os ficheiros que não pretende incluir e de seguida carregar nas setinhas ao pé da coluna Content (Conteúdo):

filtrar ficheiros para transformar dados

De seguida aparece a mesma janela que na imagem anterior, para selecionar qual o ficheiro de exemplo.

5. Depois deverá fazer as transformações necessárias:

Sempre que importa dados de uma pasta, aparece o seguinte:

importar dados de uma pasta passos necessários no power query

Mas apenas precisa de (numa fase inicial) preocupar-se com o que tem ícones de tabela:

  • Transform Sample File (Transformar Ficheiro Exemplo) – este é o ficheiro de exemplo onde fará todas as transformações que serão replicadas para todos os ficheiros da pasta:
Transformar Ficheiro Exemplo
  • Query com o nome da pasta – neste exemplo tem o nome de Alojamento – esta é a query que junta todos os ficheiros da pasta, tem todas as colunas que estão no ficheiro de exemplo mais uma coluna com o nome do ficheiro (muito útil para diversas situações):
Query com o nome da pasta

Duas notas importantes:

  1. Sempre que se faz a importação de dados através de uma pasta, são consideradas as subpastas também, pelo que se não quiser considerar determinadas pastas, deve escolher a opção Transform Data (Transformar Dados) e filtrar os conteúdos que não quer considerar, antes de os combinar;
  2. Sempre que faz alguma transformação no ficheiro de exemplo dá erro na query total.

Isto acontece porque é inserido automaticamente o passo Changed Type (Tipo Alterado), (exceto se tiver desativado a opção pré-definida). Este passo está a tentar alterar o tipo de dados a todas as colunas, antes de qualquer transformação. Logo quando elimina colunas no ficheiro exemplo obtém este erro pois o Power Query não encontra determinada coluna(s).

Para resolver, basta clicar na cruz ao lado de Changed Type (Tipo Alterado):

Remover Changed Type (Tipo Alterado)

Este é um daqueles truques preciosos!

 

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Maria Braga

Maria Braga

Licenciada em Gestão e Mestre em Finanças, premiada pela Microsoft com o Prémio MVP (Microsoft Valuable Professional), começou a trabalhar na área da banca, passou pelo mundo das startups até criar o seu próprio negócio. Apaixonada por Excel, pretende ajudar profissionais a tomarem decisões lucrativas, através de Dashboards, e a economizar tempo e aumentar a produtividade com o Excel, através de formações e cursos online.

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