O Power Query pode mudar a sua vida. Descubra como

Computador com resumo de como funciona o Power Query

O Power Query é a minha ferramenta preferida para manipular os dados, pois permite automatizar processos e poupar muito tempo.

Pode usar este recurso para limpar e transformar dados provenientes de diversas fontes de dados, e posteriormente usar os dados nas suas análises.

Neste sentido decidi criar este artigo, onde vai ficar a saber:

    1. O que é;
    2. Onde está;
    3. Como funciona;
    4. Fontes de Dados;
    5. O editor;
    6. O que pode fazer;
    7. Porque deve começar já a aprender a usar o Power Query.

1. O que é o Power Query

Sabe quando extrai um relatório de um sistema, ou um colega lhe envia um ficheiro que costuma usar, e vem num formato feio e difícil de trabalhar? De certeza que já lhe aconteceu isso, a mim já! E todos os meses tem de fazer as mesmas alterações: usar a funcionalidade texto para colunas, apagar colunas, trocar formatos dos dados, apagar linhas, fazer vlookups (procvs) para juntar com outras tabelas… Identifica-se com isto?

Pois bem, o Power Query é A solução!

O Power Query é um suplemento gratuito de ETL (Extract, Transform and Load) que está incorporado dentro Excel e do Power BI Desktop, que permite extrair, transformar e carregar dados das mais diversas fontes de dados.

Este recurso acede aos dados, limpa-os e transforma-os de maneira a que consiga fazer as suas análises de uma forma rápida e eficiente. O melhor de tudo? Quando receber um novo ficheiro, tudo o que tem de fazer é carregar no botão Refresh (Atualizar) e os seus dados serão automaticamente limpos e apresentados da forma que pretende! Consegue imaginar o tempo que vai poupar?

O Power Query grava os passos que fez, automatizando os processos!

Acabaram-se as fórmulas que tornam o ficheiro super pesado, horas e horas passadas a uniformizar e limpar ficheiros para entregar o relatório semanal… A sua vida vai ficar muito mais simples!

O Power Query permite fazer transformações que seriam muito complexas através do VBA (linguagem de programação do Excel)!

Este é também conhecido como Get & Transform Data (Obter e Transformar) desde o Excel 2016, no entanto toda a gente o conhece por Power Query.

Esta ferramenta usa uma linguagem específica, conhecida como “M”, mas não se preocupe, não tem de saber esta linguagem para o conseguir usar, pois este tem várias funcionalidades que funcionam carregando apenas em botões!

2. Onde está o Power Query

O Power Query está incorporado dentro do Excel a partir da versão Excel 2016. Se não sabe como ver a versão do seu Excel, clique aqui.

Se tem a versão Excel 2010 ou 2013, terá de fazer o download do add-in gratuito. Quando tiver instalado, vai aparecer um novo separador chamado Power Query.

Se tiver uma versão posterior a 2016, encontra o Power Query no separador Data (Dados), no grupo Get & Transform Data (Obter e Transformar Dados).

Separador Data que inclui o Power Query

3. Como funciona o Power Query

Para lhe explicar como funciona esta ferramenta, não há melhor do que este exemplo com que me deparei durante a minha pesquisa para escrever este artigo o mais completo possível. Pode ver a explicação completa aqui.

É feita uma comparação com uma máquina numa fábrica de pastelaria, onde o processo é o seguinte:

    1. Adiciona os ingredientes;
    2. Faz algumas alterações e ajustes;
    3. E é criada a massa pronta para ir ao forno.

Depois da máquina estar configurada, o processo pode ser repetido várias vezes e os bolos vão sair iguais todas as vezes.

O Power Query funciona da mesma maneira!

Ora veja o paralelismo:

    1. Adiciona as fontes de dados (tabelas ou outros ficheiros do Excel, bases de dados, ficheiros CSV, etc) – os ingredientes;
    2. Transforma os dados com o Power Query – faz as alterações necessárias;
    3. Carrega o output para o seu ficheiro ou para o data model (Power Pivot) e está pronto para ser usado em pivot tables (tabelas dinâmicas) ou para criar relatórios – massa pronta para ir ao forno.

Depois de ter tudo configurado, pode repetir o processo as vezes que quiser, carregando apenas no botão refresh (atualizar) sempre que alterar os dados.

Resumo do funcionamento do Power Query

4. Fontes de Dados

O Power Query permite obter dados de praticamente todo o tipo de fontes. Partilho consigo algumas das fontes de dados atuais do Excel.  No entanto, é importante referir que esta lista está constantemente a ser atualizada:

Exemplos de fontes de dados

O Power BI tem ainda mais fontes disponíveis, pode ver a lista completa aqui.

5. O editor do Power Query

É no editor do Power Query que vão ocorrer todas as transformações de dados.

O editor é constituído por seis áreas principais:

Editor do Power Query
  1. Ribbon (Frizo) – idêntico ao do Excel, é onde encontra os vários comandos organizados em separadores;
  2.  Query List (Lista de Consultas) – apresenta todas as queries (consultas) do ficheiro;
  3. Formula Bar (Barra de Fórmulas) – sempre que carrega num botão, essa transformação tem um código M por trás. Na barra de fórmulas pode ver o código e editá-lo;
  4. Data Preview (Pré-visualização dos Dados) – visualiza os dados com as transformações atuais aplicadas. Se navegar entre os diferentes passos gravados, consegue ir vendo o resultado das transformações.
  5. Properties (Propriedades) – é onde pode alterar o nome da query (consulta);
  6. Applied Steps (Passos Aplicados) – lista de todas as transformações aplicadas aos dados. Pode carregar em cima de cada passo e pré-visualizar os dados na área 4 (Data Preview) e pode eliminar, modificar e reordenar os passos.

6. O que pode fazer com o Power Query

O Power Query tem uma vasta gama de ferramentas integradas de limpeza e transformação de dados disponíveis, que lhe permitem automatizar todas as tarefas, não precisando de saber programar!

São estes botões que lhe permitem automatizar processos, e acabar com as tarefas aborrecidas, repetitivas e que levam muito tempo a executar!

Separadores Power Query

Analise os botões disponíveis no Power Query e pense em algumas das tarefas que executa repetidamente. Cada vez que carrega num botão destes, os passos são gravados e é isso que faz com que seja muito fácil reaplicar aos novos dados.

7. Porque deve começar a usar o Power Query

  1. Permite-lhe automatizar as tarefas trabalhosas de obtenção e limpeza de dados;
  2. Não precisa de saber linguagem de programação para automatizar tarefas repetitivas – é uma ótima alternativa ao VBA;
  3. Permite-lhe poupar muito tempo de trabalho – simplifica as tarefas repetitivas e automatiza os processos;
  4. E é gratuito!

Conclusão

O Power Query pode parecer complexo por ser algo totalmente novo, mas garanto-lhe que a curva de aprendizagem é muito rápida. É uma ferramenta bastante intuitiva e fácil de entender.

E se despende muito tempo a limpar e transformar os dados para criar relatórios, pivot tables (tabelas dinâmicas) ou gráficos, tem mesmo de começar a usar esta ferramenta poderosíssima. Vai ajudá-lo a automatizar tarefas e processos e acabar com aquelas tarefas repetitivas e monótonas que demoram imenso tempo a executar.

Depois de configurar todos os passos usando este recurso, consegue incluir os novos dados com apenas um clique!

Se quiser aprender mais sobre o Power Query, no nível Avançado do Mini-Curso de Excel tenho um módulo só dedicado a esta ferramenta. Pode ver mais informações aqui.

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Gostou deste artigo? Já costuma usar o Power Query? Gostava que escrevesse mais artigos sobre esta ferramenta? Deixe o seu comentário!

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Maria Braga

Maria Braga

Licenciada em Gestão e Mestre em Finanças, começou a trabalhar na área da banca, passou pelo mundo das startups até criar o seu próprio negócio. Apaixonada por Excel, pretende ajudar profissionais a tomarem decisões lucrativas, através de Dashboards, e a economizar tempo e aumentar a produtividade com o Excel.

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