Existem algumas boas práticas que podem contribuir significativamente para melhorar não só a performance dos seus ficheiros de Excel, como também a sua eficiência e até mesmo a qualidade do seu trabalho. Por isso, neste artigo deixo-lhe o resumo de 5 coisas que não deve fazer no Excel.
1. Pintar as células de branco em vez de ocultar as linhas de grelha
Sabe as linhas cinzentas que aparecem sempre que abre um novo ficheiro ou uma nova folha do Excel? Estas linhas são as famosas gridlines ou linhas de grelha.
Há muita gente que, para as ocultar, seleciona uma área e pinta todas as células de branco. Também o faz?
Este método tem duas desvantagens:
- O ficheiro fica muito mais pesado;
- Se se deslocar para uma área que não selecionou inicialmente as gridlines ou linhas de grelha continuam visíveis.
Não há necessidade de fazer desta forma, pois o Excel tem uma funcionalidade própria para isso, que é mais fácil de executar e mais eficiente. Pode ver como no vídeo abaixo, ler o artigo que escrevi especialmente sobre isso ou assistir a esta dica em vídeo.
2. Pintar as células manualmente em vez de usar a formatação condicional
As cores são uma ajuda preciosa para análise de dados em Excel. Já ouviu falar de formatação condicional? Sabe o que é este recurso do Excel e/ou como o utilizar?
Se ainda pinta células manualmente, tenho a certeza que a formatação condicional é uma ferramenta que lhe pode ser mesmo muito útil. Veja como aplicar no vídeo abaixo ou leia o artigo completo sobre formatação condicional e veja a dica adicional para pintar linhas completas utilizando esta funcionalidade do Excel.
3. Escolher o tipo de gráfico errado para determinada situação
Um dos principais recursos do Excel é permitir que todos os dados sejam analisados de forma fácil e visual, através de gráficos.
Existem inúmeros tipos de gráficos no Excel por isso é importante conhecer algumas regras básicas para otimizar a escolha do gráfico que se adapta melhor em cada situação e quais deverá evitar. Deste modo, irá obter uma boa leitura e interpretação dos dados.
Se gostava de conhecer 4 regras de ouro para usar corretamente gráficos no Excel, recomendo-lhe que leia o artigo completo.
4. Formatar gráfico a gráfico em vez de guardar um gráfico como modelo
Quando precisa criar vários gráficos no Excel, como costuma proceder? Personaliza um gráfico ao seu gosto e depois tem de repetir o mesmo processo para todos os outros?
Se sim, quero dizer-lhe que essa não é a forma mais eficiente de trabalhar, isto é algo que não deve fazer no Excel. Depois de criar um gráfico personalizado, recomendo que guarde esse gráfico como modelo, para poder o utilizar como base para outros gráficos semelhantes, ajudando-o a poupar muito tempo.
Quer saber como? Veja o pequeno resumo no vídeo abaixo ou, se quiser ter acesso ao passo a passo, basta clicar aqui.
5. Não colocar a identidade visual da empresa/projeto
A identidade visual é essencial para identificar uma marca. Imagine que tem uma análise para enviar, quer seja interna ou externamente, e não se preocupa com as cores do seu ficheiro… As cores da sua empresa são laranja e verde, e o ficheiro que envia está todo em amarelo. Quem vai ver a análise não vai logo associar que é uma análise proveniente da sua empresa. Se enviar o ficheiro de acordo com a imagem da sua empresa, além de ser muito mais profissional, quem o abrir vai logo associar de onde vem. Muito melhor, não acha?
Acredito que agora está a pensar “mas eu não tenho tempo para perder a formatar tudo nas cores certas para uma simples análise”… E se eu lhe disser que tem de configurar a paleta de cores da sua empresa apenas uma única vez e que pode usar em projetos futuros?
É verdade. Não perca mais tempo a configurar as cores dos textos, gráficos e tabelas para ficarem todos com a mesma identidade visual! Saiba como, clicando aqui.
Agora que já conhece minhas recomendações do que não deve fazer no Excel, conte-me nos comentários: o que é que ainda continua a fazer que não é tão recomendado?
