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Como elaborar um bom planeamento para construção do Dashboard

Artigo planeamento Dashboard

Muitas pessoas começam a criar Dashboards de maneira aleatória, conforme vão obtendo acesso aos dados. E, na maioria dos casos, isso pode representar um grande retrabalho. Por isso considero o planeamento a primeira fase para a construção de um Dashboard, para mim é uma fase essencial.
O meu processo de desenvolvimento de um Dashboard no Excel passa por 5 fases obrigatórias:


1. Planeamento
2. Bases de Dados
3. Análises
4. Montagem
5. Acabamento


Neste artigo irei partilhar a forma como eu realizo a fase 1 – Planeamento, quando vou criar um novo Dashboard (primeira fase do meu método).

Planeamento para a construção de um bom Dashboard

Comece por elaborar um Esboço do Projeto, que nada mais é do que apontar todos os detalhes do projeto.

Deve começar por responder a algumas perguntas específicas:

1. Qual o objetivo do Dashboard?

Precisa de ter uma visão macro da empresa? Ou micro, por departamento, região, categoria…?

2. Quem vai usar o dashboard? (Público/perfil do usuário):

O Dashboard é para ser atualizado e/ou visualizado pela administração? Gestores de Marketing? Contabilistas?
E qual é o perfil dos usuários? Usuários frequentes de Excel? Ou apenas sabem o básico? É importante para saber o nível de botões e instruções a criar.

3. Com que frequência o Dashboard vai ser utilizado?

O Dashboard vai ser atualizado diariamente? Semanalmente? Mensalmente? É importante definir esta questão desde início para perceber o nível de automatizações a criar.
Por outro lado, se apenas precisar para uma análise pontual, não é necessário dedicar muito tempo a automatizar tudo.

4. Qual a Versão do Excel e sistema operativo?

A versão do Excel é importante, pois há funcionalidades que estão disponíveis numas versões e noutras não. Por isso, para evitar retrabalho posteriormente, é importante saber qual a versão onde será usado o Dashboard (Office 365? Excel 2016? Excel 2019?…).

Se não sabe como descobrir a versão do seu Excel, veja o quão simples é neste passo a passo.

Por outro lado, também é importante saber qual o sistema operativo (Windows ou Mac) da máquina em que o Dashboard vai ser utilizado, pois tal como nas versões, as funcionalidades também são diferentes no Excel para Windows ou para Mac.

5. Quais são as fontes de dados existentes?

Deve definir desde início quais são as fontes de dados que vai precisar para o desenvolvimento do Dashboard. Deve listar todos os ficheiros que será necessário incluir.

Dessa forma, será mais fácil na fase seguinte, onde precisará de verificar se tem todos os dados necessários para as análises disponíveis.

6. Como vai ser o acesso aos dados?

Quem irá atualizar o Dashboard no futuro, como tem acesso aos dados? Os ficheiros estão guardados no seu computador? Ou em pastas partilhadas?
Por outro lado, precisa de definir se vai construir com uma base de dados manualmente no Excel ou se vai aceder a outros ficheiros através do Power Query.

7. Quais as análises/indicadores pretendidos?

Deverá definir quais as análises, indicadores e filtros que vai querer ter no Dashboard, para verificar se tem todos os dados disponíveis e para numa fase posterior criar o desenho do Dashboard.

8. De que forma é para partilhar o Dashboard?

É importante definir a forma como o Dashboard será partilhado: por e-mail, pasta partilhada, disponibilizar em nuvem…?

9. Em que formato é para entregar o Dashboard?

O seu projeto poderá ser entregue de diversas formas, de acordo com a necessidade. É possível, visualizar no Excel, imprimir, guardar como PDF, gravar as diferentes versões… Defina desde o início qual é a forma pretendida.

10. Quais os níveis de segurança?

Existem diferentes níveis de segurança a ter em atenção, quer seja para a questão da confidencialidade dos dados, ou para os utilizadores não “estragarem” o que está feito.

Após responder às 10 perguntas anteriores, considero que está finalizado o planeamento para a construção do Dashboard e já está pronto para passar para a próxima fase que é construir a sua base de dados.

Se quiser conhecer todas as fases da minha metodologia de criação de Dashboards no Excel e ver a aplicação prática de todas as questões a um exemplo real, tem a oportunidade de se inscrever na minha Masterclass Introdução ao Mundo dos Dashboards com 4 horas de duração, onde ensino detalhadamente todas as fases do meu método, com um exemplo prático!

Conte-me nos comentários se estas perguntas que partilhei lhe fizeram sentido e se gostava que trouxesse mais conteúdos sobre Dashboards!

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Maria Braga

Maria Braga

Licenciada em Gestão e Mestre em Finanças, premiada pela Microsoft com o Prémio MVP (Microsoft Valuable Professional), começou a trabalhar na área da banca, passou pelo mundo das startups até criar o seu próprio negócio. Apaixonada por Excel, pretende ajudar profissionais a tomarem decisões lucrativas, através de Dashboards, e a economizar tempo e aumentar a produtividade com o Excel, através de formações e cursos online.

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