fbpx

Criar Pivot Tables (Tabelas Dinâmicas) pode poupar-lhe horas de trabalho

Ipad com diagrama referente a tabelas dinâmicas

As Pivot Tables, em português conhecidas como Tabelas Dinâmicas, são um dos recursos mais poderosos do Excel, que permitem resumir uma grande quantidade de dados em segundos!

Para quem não está familiarizado, este recurso pode parecer muito complexo, mas acredite, se perceber a lógica que está por trás, vai ver que é bastante simples. Com apenas alguns cliques consegue responder a várias perguntas e criar várias análises que de outra forma demorariam horas ou até dias a serem construídas.

É uma das funcionalidades que mais uso na análise de dados e, por isso, decidi escrever este artigo, onde reúno os principais conteúdos que precisa de saber para começar já hoje a usar pivot tables (tabelas dinâmicas):

      1. O que são e para que servem;
      2. Como inserir;
      3. Áreas e como utilizar;
      4. Vantagens.

1. O que são e para que servem Pivot Tables (Tabelas Dinâmicas)

As tabelas dinâmicas são, como o próprio nome indica, tabelas interativas que permitem resumir facilmente uma grande base de dados e analisá-los de várias perspetivas diferentes.

Pode analisar os dados por períodos, categorias, filtrar os dados, fazer vários cálculos e ainda criar gráficos dinâmicos (os chamados Pivot Charts). Tudo isto arrastando e movendo campos para dentro das diferentes áreas (vou falar sobre este assunto mais à frente).

As pivot tables têm sempre por trás um conjunto de dados. E o melhor desta funcionalidade é que quando atualiza esses dados, basta atualizar também a tabela dinâmica para incorporar os novos dados automaticamente!

São um recurso fundamental do Excel e são utilizadas por milhões de pessoas para analisar dados, de forma simples, fácil e muito rápida. São elas que permitem criar relatórios dinâmicos!

2. Como inserir

A estrutura dos seus dados é a parte mais importante das suas análises, como se fosse os alicerces de uma casa. Se a base de dados estiver bem construída, consegue fazer análises através de tabelas dinâmicas em segundos.

Desta forma, antes de inserir uma pivot table, é necessário garantir que os dados estão organizados no Formato Tabular.

No formato tabular, cada linha representa uma transação, ou seja, a tabela deve sempre crescer para baixo e não para os lados. Costumo dizer que está tudo bem se uma tabela tiver 10.000 linhas, mas não está tudo bem se tiver 5.000 colunas.

Antes de criar a sua pivot table garanta que tem os dados neste formato. Deixo-lhe algumas regras que deve ter em atenção:

  • Cada registo deve ser feito numa linha;
  • Cada coluna deve conter um tipo de dados (categorias), por exemplo: data, nº encomenda, quantidade;
  • Não devem existir linhas ou colunas em branco;
  • Os títulos das colunas devem estar apenas numa célula e localizados na primeira linha;
  • Não devem haver linhas de subtotais ou totais intercalados nos dados.

Tendo estas condições reunidas, o passo seguinte é criar a tabela dinâmica da seguinte forma:

1. Selecione uma célula que faça parte da base de dados;

2. Vá ao separador Insert (Inserir) e no grupo Tables (Tabelas) clique em Pivot Table (Tabela Dinâmica);

Como inserir tabelas dinâmicas no Excel e base de dados

3. Na caixa de diálogo que abre automaticamente, pode observar que o intervalo preenchido automaticamente é o que corresponde à sua base de dados. Pode ainda selecionar se pretende que a tabela dinâmica seja criada numa nova worksheet (folha) ou numa que já exista:

Criar tabelas dinâmicas no Excel, como selecionar intervalo de base de dados e destino da tabela
Criar tabelas dinâmicas no Excel, como selecionar intervalo de base de dados e destino da tabela

Um problema que acontece muitas vezes, é ao adicionar novas linhas ou colunas aos dados originais, a tabela dinâmica não assume esses novos dados. A razão é porque está a selecionar um intervalo de dados estáticos (imagem da esquerda) e não dinâmicos.

A solução é muito simples: se tiver os dados formatados como tabela, a pivot table fica ligada à tabela criada (imagem da direita), incorporando automaticamente os novos dados.

4. Clique OK e a nova tabela dinâmica irá aparecer no local que definiu.

Depois de criar a pivot table, do lado esquerdo terá uma tabela vazia (que será a tabela dinâmica) e, no lado direito do ecrã, um retângulo que servirá para criar as diferentes análises.

Campos disponíveis nas tabelas dinâmicas no Excel

Nesse retângulo, na parte superior aparece-lhe a lista de campos, que corresponde aos cabeçalhos da tabela que usou como base.

Cabeçalhos da base de dados correspondem aos campos da tabela dinâmica

Caso a lista de campos não lhe apareça, terá de carregar na tabela dinâmica, ir ao separador PivotTable Tools, Analyze (Ferramentas das Tabelas Dinâmicas, Análise) e no grupo Show (Mostrar), selecionar Field List (Lista de Campos).

Menu do Excel com o separador referente a Tabelas dinâmicas, em inglês

3. Áreas das Pivot Tables (Tabelas Dinâmicas) e como as utilizar

A tabela dinâmica contém quatro áreas para as quais pode arrastar os campos (cabeçalhos das colunas da base de dados) para criar um relatório.

  1. Área de filtros – nesta área deve colocar os campos que pretende usar para filtrar os dados;
  2. Área das colunas – quando arrasta um campo para as colunas, os diferentes itens que estão no campo selecionado, ficam listados nas diferentes colunas;
  3. Área de linhas – quando arrasta um campo para as linhas, as diferentes hipóteses que estão no campo selecionado, ficam listadas nas diferentes linhas;
  4. Área de valores – nesta área deve colocar todos os campos que pretende efetuar cálculos. Por defeito, se adicionar uma coluna formatada como número, a operação escolhida é a Soma, no entanto é possível alterar o cálculo que pretende fazer. Se a coluna escolhida for uma coluna de texto, a operação escolhida é a Contar.
Campos e áreas das tabelas dinâmicas

Quando coloca os campos nas respetivas áreas, vai ter algo do género:

Diagrama resumo das áreas das tabelas dinâmicas

Para lhe explicar o que colocar em cada área, vou usar um exemplo.

 

Quero responder à seguinte questão “Qual o valor total gasto em viagens, por cidade, em viagens realizadas para Portugal, nos meses janeiro, fevereiro e março?”

Diagrama explicativo das áreas das tabelas dinâmicas

Para responder à questão, fiz o seguinte:

  • Comecei por arrastar o campo Cidade para as linhas;
  • De seguida, arrastei o campo Total para a área de valores – como é uma coluna que contém números, a operação escolhida foi a Soma, daí aparecer “Sum of TOTAL”;
  • Depois, coloquei o campo País na área de filtros e selecionei Portugal;
  • Adicionei o campo Data à área de colunas e depois escolhi os meses que queria diretamente na pivot table.

Se experimentar trocar o campo que coloquei nas colunas com o das linhas, tem logo outra visão:

Tabela dinâmica com cidades portuguesas e respetivo Total em Euros no primeiro trimestre

O fantástico das pivot tables é que basta trocar os campos para diferentes áreas e terá várias análises diferentes.

4. Vantagens em utilizar Pivot Tables (Tabelas Dinâmicas)

Como já viu as tabelas dinâmicas ajudam a poupar horas e horas de trabalho. Desta forma, listei aquelas que considero serem as principais vantagens da sua utilização:

  1. Simplicidade – são fáceis de configurar e conseguem fazer de forma simples o mesmo que algumas funções complexas;
  2. Interatividade – permitem visualizar os dados de forma dinâmica, através da aplicação de filtros, segmentação de dados ou gráficos dinâmicos;
  3. Rapidez – caso a base de dados esteja bem estruturada, consegue resumir uma grande quantidade de dados e responder a várias perguntas em segundos;
  4. Atualização – a atualização é feita através de um único clique. Caso modifique os dados, basta atualizar a pivot table e eles são automaticamente atualizados (dica: formatar dados como tabela!);
  5. Flexibilidade – consegue rapidamente trocar os campos das diferentes áreas e ter visões diferentes;
Download de ebook 5 dicas de excel

As tabelas dinâmicas no Excel são, na minha opinião, uma funcionalidade incrível. Posso dizer-lhe que utilizo em praticamente todas as análises que faço, muitas vezes como um meio auxiliar para atingir um fim.

Neste artigo quis ensinar-lhe os primeiros passos que tem de saber para começar a tirar partido das pivot tables. Claro que dá para aprofundar muito mais, mas isso ficará para outros artigos!

Recomendo-o a “brincar” a colocar os vários campos nas diferentes áreas e vai ver que, com prática, vai saber logo onde colocar cada campo em cada análise que pretende fazer.

Consegui convencê-lo a começar a usar este recurso? Deixe o seu comentário!

Partilhe este artigo

Maria Braga

Maria Braga

Licenciada em Gestão e Mestre em Finanças, premiada pela Microsoft com o Prémio MVP (Microsoft Valuable Professional), começou a trabalhar na área da banca, passou pelo mundo das startups até criar o seu próprio negócio. Apaixonada por Excel, pretende ajudar profissionais a tomarem decisões lucrativas, através de Dashboards, e a economizar tempo e aumentar a produtividade com o Excel, através de formações e cursos online.

Artigos Relacionados

2 comentários em “Criar Pivot Tables (Tabelas Dinâmicas) pode poupar-lhe horas de trabalho

Deixe um comentário

O seu endereço de email não será publicado. Campos obrigatórios marcados com *

Pesquisa

Mais Artigos

CATEGORIAS

Receba as últimas novidades

Subscreva a Newsletter

Receba conteúdos exclusivos sobre Excel!

CONTACTOS

+351 91 230 94 77

Portugal

NEWSLETTER

REDES SOCIAIS

MBi – Excelerate Your Business © 2020 | Todos os Direitos Reservados