Os 10 mandamentos do Excel: Dicas essenciais para maximizar o seu desempenho são práticas fundamentais para quem deseja aproveitar ao máximo o Excel e melhorar a sua produtividade.
O Excel é uma ferramenta poderosa que pode transformar a maneira como trabalha com os dados. No entanto, para tirar o máximo proveito dela, é importante seguir algumas boas práticas.
Neste artigo, encontra os 10 mandamentos do Excel que eu utilizo diariamente e que vão permitir otimizar a sua produtividade, evitar erros comuns e garantir que os seus ficheiros sejam mais organizados, eficientes e profissionais.
10 mandamentos essenciais para usar o Excel
De seguida partilho os 10 mandamentos do Excel: Dicas essenciais para maximizar o seu desempenho são práticas ideiais para profissionais que querem aumentar a produtividade e evitar erros comuns, garantindo que os seus ficheiros sejam eficientes, profissionais e fáceis de usar:
1. Oculte sempre as Gridlines (Linhas de grelha)
Ocultar as Gridlines (Linhas de grelha) torna a folha de Excel mais limpa e profissional.
Além disso, facilita a leitura e confere um visual mais sofisticado ao seu trabalho.
Quer saber como ocultar as Gridlines (Linhas de grelha)? Consulte este artigo.
2. Coloque a identidade visual da empresa
Incorporar a identidade visual da empresa nos seus documentos torna-os mais profissionais.
Utilize cores, logotipos e fontes que estejam de acordo com a identidade visual da empresa.
Assim, não só melhora a aparência dos seus ficheiros, como também reforça a identidade corporativa e a consistência da marca.
Para ajudar a visualizar o impacto dessa prática, considere o seguinte exemplo: a imagem da esquerda utiliza as cores padrão do Office, enquanto a da direita aplica as cores da MBi – Excelerate Your Business. A diferença na apresentação é clara, com a versão personalizada transmitindo uma mensagem muito mais profissional e alinhada com a marca.
Neste artigo, explico-lhe como incorporar facilmente a identidade visual da sua empresa nos seus ficheiros de Excel.
3. Não una células
Evite a tentação de unir células (merge cells). Embora pareça uma solução simples para alinhar texto, a opção de Merge & Centre (Unir e centrar) pode causar problemas na manipulação de dados, especialmente ao usar filtros e Pivot Tables (Tabelas dinâmicas).
Como alternativa, utilize a opção de Centre Across Selection (Centrar na seleção) para obter o mesmo efeito visual, sem lhe dar problemas adicionais.
Para isso, selecione o intervalo que quer unir, carregue em CTRL + 1 ou com o botão direito do rato escolha Format Cells (Formatar Células), vá a Alignment (Alinhamento), Horizontal (Na horizontal) e escolha a opção Centre Across Selection (Centrar na seleção).
A primeira imagem, apresenta um conjunto de células unidas através da funcionalidade Merge & Centre (Unir e centrar), a segunda imagem apresenta um conjunto de células unidas através da funcionalidade Centre Across Selection (Centrar na seleção). Como pode verificar, o resultado é exatamente o mesmo, mas a nível de trabalho no Excel, a segunda hipótese é muito melhor:
4. Formate sempre os dados como tabela
Formatar os dados como “verdadeira” tabela do Excel oferece várias vantagens. As tabelas permitem filtrar, ordenar e ajustam-se automaticamente ao adicionar novos dados.
Além disso, elas facilitam a utilização de fórmulas, já que as referências (estruturadas) são mais intuitivas e as fórmulas arrastadas automaticamente.
Quer conhecer as 7 vantagens de formatar os dados como tabela? Clique aqui.
Através das seguintes imagens, consegue perceber qual representa uma “verdadeira” tabela do Excel?
A primeira imagem é apenas um intervalo de dados. A segunda sim, é uma “verdadeira” tabela do Excel.
E como sabe isso? Encontra um pequeno “triângulo” no canto inferior direito da tabela.
Outra forma de verificar se está perante uma verdadeira tabela do Excel, é clicando numa célula dentro da tabela e verificar se aparece o separador Table Design (Estrutura da Tabela).
5. Não troque colunas para conseguir usar o VLOOKUP (Procv)
Ao usar a função VLOOKUP (Procv), é comum cometer o erro de reordenar as colunas para pesquisar dados da direita para a esquerda.
Qual o problema disso? Para resolver uma situação, pode alterar o resultado de outras fórmulas.
Em vez disso, considere usar a combinação INDEX (Índice) e MATCH (Corresp) para procurar valores em qualquer direção ou usar a função XLOOKUP (Procx), disponível nas versões mais recentes do Excel, que substitui o VLOOKUP (Procv) com maior flexibilidade.
Pode consultar a evolução do VLOOKUP (Procv) e como utilizar as funções mencionadas aqui.
6. Não use gráficos 3D
Embora os gráficos 3D possam parecer visualmente atraentes, muitas vezes dificultam a interpretação dos dados e podem distorcer as conclusões.
Veja o exemplo abaixo: Qual a fatia que parece maior no seguinte gráfico?
Provavelmente, indicará a laranja ou a cinzenta. No entanto, ambas têm exatamente o mesmo tamanho, mas a escolha do gráfico 3D induz a conclusões incorretas.
Por isso, opte por gráficos 2D que são mais claros e fáceis de interpretar. A simplicidade nos gráficos é crucial para comunicar informações essenciais de forma precisa e eficaz.
7. Não oculte linhas e/ou colunas
Ocultar linhas e colunas pode facilmente causar confusão e levar a erros, especialmente quando partilha o ficheiro com outros utilizadores.
Na seguinte imagem, consegue reparar que existem colunas ocultas?
A olho nu, talvez não, mas se observar com mais atenção, verifica que a seguir à coluna A está a coluna H, o que indica que existe um conjunto de colunas ocultas nesta folha.
Esta prática pode induzir em erro quem usa o ficheiro.
Em vez de ocultar colunas, recomendo utilizar a funcionalidade Group (Grupo), disponível no separador Data (Dados), Group (Grupo).
Esta opção agrupa as colunas e deixa um sinal de mais (+) no topo, facilitando a identificação de colunas ocultas e tornando o ficheiro mais transparente e intuitivo para todos os utilizadores.
8. Não pinte células manualmente
Evite pintar células manualmente. Em vez disso, use a formatação condicional para destacar as informações mais relevantes.
Com a formatação condicional, as cores das células são automaticamente atualizadas com base em regras específicas, à medida que os dados mudam.
Esta abordagem não só economiza tempo, como também garante consistência na aparência do ficheiro.
Se ainda não está familiarizado com a formatação condicional, recomendo que explore este poderoso recurso do Excel. Consulte este artigo para saber mais.
9. Comprima todas as imagens
Imagens não comprimidas podem aumentar significativamente o tamanho do ficheiro e prejudicar o desempenho do Excel.
Para manter o ficheiro leve e eficiente, é essencial comprimir todas as imagens inseridas.
Descubra como o fazer neste artigo.
10. Nunca escreva na coluna A nem na linha 1
Esta é uma “mania” que temos na nossa equipa e descobrimos que mais pessoas também a têm.
Consideramos a coluna A e a linha 1 áreas para organizar o ficheiro de forma clara e estruturada, facilitando a leitura e a análise dos dados, e por isso gostamos de as deixar “livres”.
Conte-me nos comentários se também tem esta mania!
Seguir estes 10 mandamentos do Excel: Dicas essenciais para maximizar o seu desempenho ajudará a manter os seus ficheiros organizados, profissionais e eficientes. Estas práticas não só melhoram a estética e a usabilidade do Excel, como também evitam problemas comuns que podem surgir ao manipular os dados.
Embora possam parecer simples, a implementação destas orientações fará uma diferença significativa na qualidade do seu trabalho com o Excel. Mantenha estes mandamentos em mente e veja como os seus ficheiros se tornam mais eficazes e funcionais.
Dentro da Academia d’Excel, poderá aprender a aplicar cada um destes 10 mandamentos e muito mais. Na Academia irá encontrar o que precisa de saber sobre Excel num só sítio, é uma autêntica biblioteca de Excel.
Se quiser fazer parte da maior comunidade de Excel em Portugal, clique aqui.
Se tiver algum conteúdo que gostava que fosse abordado, por favor deixe a sua sugestão nos comentários!
