Ordenar dados por mais de uma coluna no Excel

Imagem destaque - ordenar dados por mais de uma coluna

A organização e ordenação são de extrema importância na gestão de dados no Excel. Além de facilitar a interpretação dos dados, permitem ainda que visualmente os dados fiquem mais apresentáveis. Já lhe aconteceu ordenar os dados de uma coluna e depois precisar de ordenar por outra coluna e perder a ordenação inicial que fez na primeira coluna? Neste artigo vou explicar-lhe como deve fazer para ordenar dados por mais de uma coluna no Excel.

 

O Excel permite a ordenação dos dados de diversas formas: por ordem alfabética, numérica (ascendente ou descendente) e até mesmo ordenações mais personalizadas, como por exemplo, por cor da letra ou cor da célula.

 

Ordenar dados

Para ordenar dados, comece por selecionar uma célula do intervalo de dados a considerar.

De seguida, tem várias opções:

  1. Adicionar o botão de filtro, através do separador Data (Dados), grupo Sort & Filter (Ordenar e Filtrar) e selecionar Filter (Filtro):
Filtrar dados de uma tabela no Excel

ou, como alternativa, no separador Home (Base), grupo Editing (Editar) escolher a opção Filter (Filtro):

Filtrar dados de uma tabela no Excel - outra opção

Nota: se tiver os dados formatados como tabela, pode ainda ativar os filtros no separador Table Design (Estrutura da Tabela) e selecionar Filter Button (Botão Filtrar).

Depois de ter o botão de filtro, basta carregar nele e aparecem as diferentes opções de ordenação:

Ordenar dados no Excel - opção 1

2. Ir ao separador Home (Base), grupo Editing (Editar), escolher uma das opções disponíveis em Sort & Filter (Ordenar e Filtrar):

Ordenar dados no Excel - opção 2

3. Ir ao separador Data (Dados), grupo Sort & Filter (Ordenar e Filtrar) e escolher umas das opções disponíveis:

Ordenar dados no Excel - opção 3

Nas opções disponíveis pode escolher:

  • Ordenar de A a Z – permite ordenar a coluna selecionada por ordem ascendente;
  • Ordenar de Z a A – permite ordenar a coluna selecionada por ordem descendente;
  • Ou uma ordenação personalizada, podendo ordenar dados nas diversas colunas aplicando os critérios de ordenação que pretender.

Ordenar duas ou mais colunas

No exemplo abaixo, temos uma base de dados cujo objetivo é ordenar a tabela por três colunas:

  1. Primeiro pelo Proprietário;
  2. Depois pela Data de check-in;
  3. E, por fim, pela Receita.
Base de dados para ordenar dados por mais de uma coluna

Se experimentar no botão de filtro ordenar a coluna Proprietário e depois ir à coluna Check-In e ordenar também, a tabela fica ordenada apenas pela data de Check-In, perdendo a ordenação do Proprietário.

Desta forma, se precisar de ordenar os dados por mais de uma coluna, tem de efetuar os seguintes passos:

  1. Selecionar uma célula do intervalo que pretende ordenar;
  1. Seguir os passos indicados anteriormente e selecionar Custom Sort (Ordenação Personalizada), se tiver optado pela opção do separador Home (Base) ou Sort (Ordenar), caso tenha escolhido a opção do separador Data (Dados):
Ordenação personalizada no Excel
Ordenação personalizada no Excel - opção 2

3. Escolher o primeiro nível de ordenação na janela que abre automaticamente, definindo os diferentes critérios:

Ordenar por:

Deve selecionar a coluna que pretende ordenar. No exemplo anterior, tem de escolher ordenar pelo “Proprietário”:

Ordenar dados por mais de uma coluna - primeiro nível

Ordenar Em: 

Depois pode escolher o que ordenar. Para o exemplo vamos manter a opção Cell Value (Valores das Células):

Ordenar dados por mais de uma coluna - ordenar em

Ordenação:

Por último, tem de escolher a ordenação que pretende. Consoante os dados da coluna escolhida, as opções são diferentes.

Para uma coluna de texto (como o caso da coluna Proprietário), pode escolher ordenar de A a Z, de Z a A ou usando uma lista personalizada:

Ordenar dados por mais de uma coluna - opções de personalização

4. Adicionar os restantes níveis de ordenação, uma vez que o objetivo é ordenar os dados por mais de uma coluna. Clique em Add Level (Adicionar Nível), para criar os outros níveis de ordenação, conforme indicado abaixo e definida os critérios de ordenação:

Ordenar dados por mais de uma coluna - adicionar níveis

Pode comprovar que consoante o tipo de dados da coluna escolhida, as ordenações são diferentes (de A a Z, mais recente para o mais antigo e menor para o maior).

5. Clicar em OK e obterá o resultado pretendido:

Base de dados final objetivo ordenar dados por mais de uma coluna

Caso precise eliminar um nível de ordenação, basta clicar em Delete Level (Eliminar Nível):

Ordenar dados por mais de uma coluna - apagar níveis

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MARIA BRAGA

MARIA BRAGA

Licenciada em Gestão e Mestre em Finanças, premiada pela Microsoft com o Prémio MVP (Microsoft Valuable Professional), começou a trabalhar na área da banca, passou pelo mundo das startups até criar o seu próprio negócio. Apaixonada por Excel, pretende ajudar profissionais a tomarem decisões lucrativas, através de Dashboards, e a economizar tempo e aumentar a produtividade com o Excel, através de formações e cursos online.

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